Что делать? 2
Спасибо всем откликнувшимся на мой предыдущий пост!!!
Очень ценные отклики, хоть сейчас приступай к претворению в жизнь.
Уточню некоторые моменты, по которым были вопросы.
1. Архив, о котором идет речь, насчитывает более 120ти частных коллекций и архивов разной величины и состава и включает более 40.000 единиц хранения, документы датируются в основном периодом от 1940х до настоящего времени.
2. Некоторая часть архивов оцифрована и подробно описана. Общий объем оцифровок составляет 25 терабайт, из которых 80% аудио в форматах WAV и mp3, 10% видео в различных форматах, 8% фото и графика в различных форматах, 2% текстовая информация.
3. Архивные материалы в массе своей могут быть интересны самому широкому кругу пользователей. Ведется статистика запросов к архивным материалам.
4. Цифровые копии архивов и коллекций не систематически передаются сторонним хранителям. Например, одна из крупных аудио коллекций, около 1000 аудиозаписей, скопирована 18 раз и роздана хранителям.
5. Координирует все работы с архивом один человек. Если с ним что-то случается – всё накрывается. Неизвестно, кто будет разбираться с такими объемами, особенно не оцифрованными. Останется только то, что было роздано в электронном описанном виде.
6. Если с хранилищами этих архивов что-то случается, то всё накрывается. Нечего будет цифровать, не останется оцифровок. Возможно, уцелеет то, что роздано.
7. Архивы и коллекции продолжают поступать. Совсем недавно передал свой архив Ваня Акименко (500 ед. хранения). Архив принят, опись составлена.
8. В 2003 году учреждена некоммерческая организация: Благотворительный Фонд «Архивная Служба Авторской Песни» со счетом в банке, печатью, бухгалтерией, и т.д. для удобства работы с привлекаемыми на архивные нужды средствами. Правление Фонда состоит из 3х человек. 5 сотрудников Фонда занимаются в основном оцифровкой и описью архивов.
9. Пользоваться основными архивными фондами можно пока только путём личного обращения ко мне, что невозможно ограничивает пользование архивами. Я не успеваю отвечать на многие важные и срочные запросы, не говоря про менее срочные и важные.

Постановка задачи на этом этапе может быть только самая общая, вот она:
Как сделать так, что если кому что нужно из области АП, сам идет, ищет и находит, даже когда меня совсем уже нет. И чтобы это всё не пропало в один печальный момент. А еще, чтобы прирастало, если у кого есть чем пополнить собственный фонд в общем архиве.

Многое уже понятно, как и что нужно сделать, и понятно, в том числе, благодаря комментам на предыдущий пост.
А над многим еще ох как нужно подумать.